Leitfaden für Dozent*innen zum Datenschutzrecht
Seit dem 25. Mai 2018 gilt das neue Datenschutzrecht. Im Falle von Verstößen drohen insbesondere sehr hohe Bußgelder.
Um es nicht zu Verstößen kommen zu lassen, möchten wir Ihnen im Folgenden eine Hilfestellung zum Umgang mit personenbezogenen Daten geben.
1. Was sind personenbezogene Daten?
Personenbezogene Daten sind alle Informationen zu einer Person, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Das hört sich sehr kompliziert an. Faktisch und in Bezug auf Ihre Tätigkeit bei der VHS geht es insbesondere um die Teilnehmerdaten, welche Sie von uns erhalten. Name, Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum etc. gelten alle als personenbezogene Daten.
2. Wem gehören diese Daten?
Die Teilnehmer stellen die Daten der VHS zur Teilnahme an den Kursen zur Verfügung. Verantwortliche ist damit die VHS und ihr „gehören“ insoweit die Daten. Bitte beachten Sie das, wenn Sie die Daten verwenden. Das heißt auch, dass die VHS Ihnen die Namen der Teilnehmer nur mit deren vorheriger Einwilligung zur Verfügung stellen darf, es sei denn eine Identifikation von Teilnehmern ist für die Durchführung des Kurses erforderlich.
3. Welche generellen Grundsätze sind zu beachten?
- Grundsatz der Datensparsamkeit – nur so viele Daten wie nötig
Personenbezogene Daten sind ein hohes Gut. Wir sollten daher nicht verschwenderisch damit umgehen und nicht stets versuchen, so viele Daten wie möglich zu erheben. Im Gegenteil sollte sparsam mit den Daten umgegangen werden in dem Sinne, dass nur die Daten erhoben und gespeichert werden, die Sie wirklich zur Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung des Kurses benötigen.
- Grundsatz der Zweckbindung
Die Teilnehmer haben uns ihre Daten für einen bestimmten Kurs anvertraut. Sie erwarten also nicht, dass wir oder Sie Ihnen eine Werbe-E-Mail zu einem anderen Kurs oder einer anderen Veranstaltung zusenden, außer sie haben dem ausdrücklich zugestimmt. Bitte beachten Sie dies beim Umgang mit den Daten. Daten dürfen grundsätzlich nur für den Zweck verwendet werden, zu dem sie erhoben wurden.
- Grundsatz der Einwilligung
Möchten Sie die Daten anderweitig verwenden, sie z.B. für die Erstellung eines Verteilers verwenden, benötigen Sie dafür die vorherige ausdrückliche Zustimmung des Teilnehmers. Zum besseren Nachweis sollte die Einwilligung per E-Mail oder Unterschrift erfolgen. Bitte sprechen Sie etwaige Maßnahmen in dieser Hinsicht mit uns ab.
4. Wozu darf ich die Daten verwenden?
Wie bereits unter Ziffer 3. 1. Unterpunkt dargestellt, werden die Daten allein für die Teilnahme an dem jeweiligen Kurs zur Verfügung gestellt.
5. Darf ich eine WhatsApp-Gruppe gründen oder die Teilnehmer über andere soziale Medien ansprechen?
Nein. Bei vielen sozialen Medien, wie WhatsApp besteht das Problem, dass die Daten in den USA gespeichert werden und hier kein angemessenes Datenschutzniveau besteht. Schon wenn Sie einen Teilnehmer über WhatsApp einladen, besteht die Möglichkeit, dass WhatsApp das gesamte Adressbuch des Teilnehmers ausliest. Sie müssen die Teilnehmer folglich zunächst über ein anderes Medium ansprechen und können Sie erst nach Einwilligung in eine Gruppe aufnehmen. Grundsätzlich sollten Sie es vermeiden, Administrator einer Gruppe zu werden, sondern dies vielmehr einem Teilnehmer überlassen. Auch die Erstellung eines E-Mailverteilers zur Mitteilung von Informationen während des Kurses bedarf der Einwilligung der betroffenen Teilnehmer. Die VHS darf und wird Ihnen dazu keine E-Mailadressen zur Verfügung stellen.
Auch direkte Kontaktaufnahmen über Facebook oder gar Einladungen zu bestimmten Diensten, welche der Teilnehmer bislang nicht nutzt, sollten Sie vermeiden.
6. Wem darf ich die Daten mitteilen?
In der Gestaltung des Kurses sind Sie selbstverständlich frei. Grundsätzlich ist es aber bereits datenschutzrechtlich kritisch, Teilnehmer den Namen oder Daten anderer Teilnehmer mitzuteilen. Achten Sie daher darauf, Teilnehmerlisten nicht ohne das vorherige Einverständnis aller herum zu geben oder gar zu verteilen. Gleiches gilt für Namensschilder.
7. Wie speichere und sichere ich die Daten?
Für den Fall, dass Sie Teilnehmerlisten erstellen und verwenden, achten Sie bitte darauf, dass diese nicht für jedermann offen einsehbar sind. Verstauen Sie diese in einer Mappe und vergessen Sie nicht, diese bei sich zu führen, sollten Sie den Veranstaltungsort verlassen. Sollten Sie eine Teilnehmerliste auf einem elektronischen Gerät (z.B. Handy, Tablet) gespeichert haben, lassen Sie bitte auch dieses nicht unbeaufsichtigt und sichern Sie es mindestens durch eine PIN. Speichern Sie Teilnehmerlisten ferner nicht in einer Cloud, sondern besser auf der Festplatte Ihres Endgeräts. Cloud-Dienste werden oftmals von ausländischen Anbietern betrieben, bei denen ein ausreichendes Datenschutzniveau sichergestellt sein muss.
Speichern Sie die Daten nach Möglichkeit auch nicht im Adressbuch Ihrer privaten E-Mailadresse, insbesondere soweit diese außerhalb der EU betrieben werden, wie z.B. GMAIL, HOTMAIL oder GMX (Änderungen der Speicherorte vorbehalten). Erkundigen Sie sich vorher über Ihren Dienstebetreiber, wenn Sie Daten Ihrem E-Mailpostfach zuordnen wollen.
8. Wie muss ich mich bei Datenschutzverstößen verhalten?
Trotz aller Vorsichtsmaßnahmen kann es zu Datenschutzverstößen kommen, z.B. Sie lassen die Teilnehmerliste im Kursraum liegen oder Ihr Laptop mit den Daten der Kursteilnehmer wird Ihnen gestohlen. In diesem Falle gilt: Bitte informieren Sie uns unverzüglich! Bei manchen Verstößen können Fristen in Gang gesetzt werden, wann diese an die zuständige Aufsichtsbehörde zu eskalieren sind. Eine schnelle Information hilft uns, die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen. Bitte nutzen Sie zur Kontaktaufnahme die Daten unseres Datenschutzbeauftragten.
9. Was mache ich nach Durchführung des Kurses mit den Daten?
Soweit Sie keine Einwilligungen der Teilnehmer zur weiteren Verwendung der Daten haben, sind die Teilnehmerdaten nach Abwicklung des Kurses zu löschen.
10. An wen kann ich mich bei Fragen zum Datenschutz wenden?
Für Fragen steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter / unsere Datenschutzbeauftragte unter datenschutz@schopfheim.de gerne zur Verfügung.
Schopfheim, Stand 02.07.2024